Privacyverklaring SAM Office B.V.

Privacyverklaring

Wij vinden uw privacy belangrijk. Daarom gaan wij zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze beveiligen en welke rechten u heeft.

Wie zijn wij?

SAM Office B.V.
Venrayseweg 16
5961PJ Horst
privacy@samoffice.com
077-3982288
KVK-nummer: 12056160

Wanneer in deze privacyverklaring wordt gesproken over "wij", "ons" of "onze", wordt daarmee SAM Office B.V. bedoeld.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening en communicatie. Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam
• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens
• Factuurgegevens
• Correspondentie die u met ons deelt
• Gegevens die u zelf invult via formulieren op onze website

Wij verzamelen niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden gebruikt.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Contact opnemen

Wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of een contactformulier, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag of verzoek te behandelen en om contact met u op te nemen.

Uitvoering van overeenkomsten

Wanneer u klant bent of wordt, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van onze diensten, leveringen en administratie.

Facturatie en administratie

Voor het opstellen van offertes, facturen en het voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen verwerken wij de benodigde gegevens.

Nieuwsbrief

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief gebruiken wij uw e-mailadres om u nieuws, updates en relevante informatie over onze diensten te sturen.

Voor het verzenden van onze nieuwsbrieven en serviceberichten maken wij gebruik van MailerLite. Nieuwe klanten worden toegevoegd aan onze mailinglijst zodat wij hen kunnen informeren over onder andere storingen, gepland onderhoud, beveiligingsmeldingen en andere belangrijke updates over onze dienstverlening. Deze communicatie maakt onderdeel uit van onze dienstverlening.

U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.

MailerLite heeft een strikt privacy beleid omtrent de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daar een wettelijke grondslag voor bestaat, zoals:

• Uw toestemming;
• Het uitvoeren van een overeenkomst;
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Een gerechtvaardigd belang, zoals het onderhouden van contact met klanten en relaties.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie. Hiervoor geldt doorgaans een bewaartermijn van zeven jaar.

Delen wij persoonsgegevens met derden?

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

Denk hierbij aan:

• Hosting- en Cloud-dienstverleners;
• MailerLite voor het versturen van nieuwsbrieven;
• Boekhoudkundige of administratieve software;
• Overheidsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongewenste openbaarmaking.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Beveiligde verbindingen (SSL/TLS);
• Sterke toegangsbeveiliging;
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• Regelmatige updates van systemen en software.

Uw rechten

U heeft het recht om:

• Inzage te krijgen in uw persoonsgegevens;
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• Gegevens te laten verwijderen wanneer dat wettelijk mogelijk is;
• De verwerking van gegevens te beperken;
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens;
• Eerder gegeven toestemming in te trekken;
• Uw gegevens op te vragen en over te dragen (dataportabiliteit).

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze verklaring.

Klachten

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens? Dan horen wij dat graag zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites van andere organisaties. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van deze websites.

Wij raden u aan om altijd de privacyverklaring van de betreffende website te lezen.

Cookies

Onze website maakt uitsluitend gebruik van technisch noodzakelijke en functionele cookies die nodig zijn voor een correcte werking van de website.

Wij maken geen gebruik van trackingcookies, marketingcookies of vergelijkbare technieken om bezoekers te volgen.

Daarom is een uitgebreide cookieverklaring niet van toepassing.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Neem dan contact met ons op:

SAM Office B.V.
Venrayseweg 16
5961PJ Horst
privacy@samoffice.com
077-3982288

Versie: oktober 2026